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Come si definisce il piano di comunicazione nei progetti europei?

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Pianificare la comunicazione di un progetto europeo permette, da un lato, di aumentare le probabilità che la proposta venga approvata e, dall’altro, di garantire una buona comunicazione interna ed esterna facilitando la collaborazione tra partner e le attività di gestione del progetto.

Sappiamo bene che non si può non comunicare. Una comunicazione efficace permette ad un progetto di ottimizzare i risultati e di acquisire visibilità.

Budget e rendicontazione dei progetti europei (1)

 

Di quale tipo di comunicazione parliamo nei progetti europei?

Prima di tutto, dobbiamo entrare in un processo di competenze trasversali poiché si tratta non solo di gestire un progetto in più lingue ma anche interpretare diversi linguaggi, culture, proprio perché più partner/nazionalità sono coinvolti.

Fondamentale è quindi creare sin da subito un’immagine chiara di cosa comunicare e a chi, con un’attenta pianificazione nei minimi dettagli.

 

Tutto ciò serve per:

  • coinvolgere destinatari o beneficiari diretti nelle azioni previste
  • diffondere dei prodotti realizzati dal progetto, affinché questi raggiungano i loro destinatari
  • promuovere il progetto stesso nel contesto in cui viene realizzato

 

Come farlo?

Come per tutto, si inizia sempre da una strategia.

Definire una strategia di comunicazione risulta fondamentale sia verso l’interno, nell’ottica di un miglior coordinamento tra i partner, sia verso l’esterno per coinvolgere tutte le parti interessate, i beneficiari diretti e indiretti del progetto.

 

COMUNICAZIONE INTERNA

La comunicazione interna riguarda i partner del progetto  e gli scambi e le interazioni tra di essi per la realizzazione delle attività previste.

Una buona comunicazione interna, che sarà definita costantemente (tramite conf call, riunioni) e attraverso l’attualizzazione di un Communication Plan, dovrà permettere di:

  • aumentare l’efficacia e l’impatto del progetto
  • garantire un approccio costo/efficacia della strategia di comunicazione nell’insieme dei territori
  • tener conto delle azioni messe in campo da ciascun partner nel quadro dei rispettivi interventi
  • far nascere nuove opportunità e sinergie tra livello Europeo e locale
  • definire le azioni condivise dall’insieme dei territori coinvolti
  • coordinare efficacemente le azioni e le iniziative di comunicazione
  • facilitare il monitoraggio e la gestione dei rischi
  • coinvolgere l’insieme dei territori
  • creare coesione tra i partner

 

COMUNICAZIONE ESTERNA

La comunicazione esterna riguarda l’insieme delle parti coinvolte all’esterno del progetto e che possono esser direttamente o indirettamente impattanti per le attività del progetto. Quindi gli obiettivi saranno:

  • aumentare il coinvolgimento dei beneficiari
  • sensibilizzare gli stackholder e la loro partecipazione a conferenze, workshop, iniziative
  • raggiungere il pubblico di interesse
  • lanciare le basi della disseminazione

 

IL PIANO DI COMUNICAZIONE

In linea generale, per facilitare i beneficiari al rispetto degli obblighi di comunicazione, sono predisposte da ciascun programma delle linee guida che spiegano come mettere in pratica i regolamenti europei per le azioni di informazione e comunicazione sui progetti cofinanziati.

Per esempio, la Commissione europea affida alle Autorità di Gestione (AdG) la predisposizione di piani di comunicazione strategici volti a garantire, attraverso una capillare attività di informazione/comunicazione, la trasparenza degli interventi ed un’ampia visibilità dei risultati raggiunti.

 

I PUNTI CHIAVE

1. Informazioni generali sul progetto (contesto, partner, ruoli e responsabilità)

Nella prima parte di un piano solitamente si fa riferimento al contesto generale: quindi si parla del progetto, dell’obiettivo generale con una descrizione dettagliata dei ruoli e delle responsabilità di ciascun partner.

2. Quadro strategico di comunicazione (obiettivi, target group, messaggio)

Qui occorre definire:

  • Quali sono i miei obiettivi?
    Si tratta di conciliare gli obiettivi di comunicazione del progetto europeo con quelli previsti dall’Unione Europea (UE). Quindi è importante definire le priorità che ha l’UE sui temi trattati e pensare a come dare visibilità non solo al proprio progetto, ma anche al programma europeo che lo finanzia.
  • A chi ci riferiamo? A chi è rivolto il nostro progetto?
    Ovviamente si parla di cittadini europei. Ma ogni progetto ha i suoi obiettivi e quindi si rivolge ad un pubblico specifico. Importante è distinguere quindi tra beneficiari diretti (coloro che trarranno vantaggio dal raggiungimento degli obiettivi) e indiretti (coloro che trarranno un’influenza positiva dalla realizzazione del progetto, anche se esso non soddisfa direttamente un loro bisogno).
  • Qual è il messaggio da comunicare?
    I messaggi dovranno essere immediati, chiari e comprensibili per il mio pubblico. Qui bisongna quindi definire il messaggio comune da evidenziare in ogni attività e in ogni evento del progetto (ad es. slogan, logo).

3. Attuazione della strategia di comunicazione (strumenti, azioni, valutazione)

Per raggiungere gli obiettivi fissati,  è necessario definire gli strumenti e le azioni da intraprendere congiuntamente e singolarmente da parte di ciascun partner.

  • Quali strumenti voglio utilizzare?
    Ad es. materiale promozionale,  sito web,  social media ecc.
  • Come, dove e quando voglio diffondere i miei messaggi?
    Parliamo delle azioni da attuare. Solitamente ciascuna azione è una declinazione operativa di almeno un obiettivo strategico. Tutte le azioni dovranno esser identificabili (per es. attraverso una scheda azioni) e misurabili al fine di stabilire un’effettiva valutazione dei risultati (es. scheda valutazione).
  • Come valuto i miei risultati?
    La strategia di comunicazione integra, allo stesso tempo, anche una questione di valutazione dei risultati, sia per gli approcci utilizzati che per gli strumenti identificati. Questo permetterà di adattare la strategia e le azioni in funzione dei risultati al fine di rispondere ai bisogni e massimizzare l’impatto della comunicazione sui territori.

Infine, si va oltre la comunicazione. Parliamo di:

  • TRASFERIMENTO
  • DISSEMINAZIONE
  • MAINSTREAMING

Come possono i Paesi europei che non hanno partecipato al progetto imparare dalla nostra esperienza? Come possono i risultati del nostro progetto essere trasferiti altrove? L’europrogettista non può quindi dimenticare di curare anche questi ultimi aspetti.

 

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La redazione di Prodos Academy
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