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Erasmus+ 2020 KA2 – Partenariato Strategico: come scrivere un progetto | Guida Pratica

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3. La valutazione del progetto

criteri di valutazione di un progetto Europeo

Ci sono 4 criteri fondamentali che il valutatore prenderà in considerazione per decidere se il vostro progetto è finanziabile o meno:

  1. Rilevanza (max 30 punti – min 15 punti)
  2. Qualità della proposta (max 20 punti – min 10 punti)
  3. Partenariato (max 20 punti – min 10 punti)
  4. Impatto e disseminazione (max 30 punti – min 15 punti)

Il minimo per entrare in graduatoria è 60 punti, rispettando però i minimi relativi a ogni singolo criterio.

Budget e rendicontazione dei progetti europei (1)

Quali sono le caratteristiche del progetto che rientrano nei 4 criteri citati?

A. Quando sentiamo la parola “rilevanza” dobbiamo pensare alla coerenza del progetto con gli obiettivi e le priorità del bando.

Sarà, quindi, fondamentale:

  • basare il progetto su un’analisi adeguata dei bisogni formativi;
  • definire obiettivi realistici e misurabili attraverso indicatori quantitativi e qualitativi;
  • esplicitare subito il target group, ossia chi usufruirà direttamente dell’Intellectual Output;
  • differenziare tra target group diretto e indiretto;
  • evidenziare le sinergie tra i diversi settori educativi coinvolti, se più di uno;
  • sottolineare il carattere innovativo e complementare della nostra idea: no alle repliche;
  • spiegare il valore aggiunto europeo del progetto, ossia perché per realizzarlo abbiamo voluto coinvolgere altri Paesi.

B. L’analisi della qualità della proposta si basa, invece, su elementi che evidenziano la coerenza interna del progetto come:

  • Il work plan, ossia il piano delle attività, che deve essere chiaro e deve mettere in evidenza il legame logico con gli obiettivi: “se svolgeranno queste attività, realizzeremo questa intellectual Output che a sua volta ci aiuterà di raggiungere gli obiettivi prefissati?”
  • Il diagramma di Gantt che deve essere proporzionato e fattibile in termini di tempi di realizzazione delle diverse attività e del rapporto di dipendenza tra le stesse. A questo proposito occorre soffermarsi un attimo sulla durata del progetto: possiamo definire un numero di mesi compreso tra 12 e 36, ma dobbiamo essere realistici e attendibili;
  • Il budget, che deve essere sbilanciato tra i partner ed efficiente, senza sprechi, ma capacità di garantire una qualità elevata;
  • Le misure di controllo preventive per assicurare la qualità del progetto: ad esempio, cosa facciamo affinché il progetto rispetti le tempistiche o sviluppi uno o più Intellectual output di elevata qualità? la risposta potrebbe essere istituire uno Steering Commettee, formato da membri selezionati del partenariato, che monitori le attività progettuali e ne tenga sotto controllo lo sviluppo.

C. Partenariato deve essere formato da:

  • almeno 3 organismi rilevanti per il tema del progetto e provenienti da 3 diversi Paesi;
  • organismi con competenze complementari nel settore di interesse.

Attenzione!

NON sono eleggibili come partner le persone fisiche (professionisti con partita IVA), ma sono eleggibili le imprese individuali.

Tuttavia, dobbiamo sempre metterci nei panni del valutatore che sicuramente metterà in questione la capacità di una persona, per quanto competente, di farsi carico dell’intero lavoro di un partner di progetto.

Bisogna coinvolgere organizzazioni che possono fare la differenza e dare un valore aggiunto. Ogni scelta deve essere finalizzata all’obiettivo del progetto e al successo della sua implementazione.

Come possono partecipare i Paesi terzi?

  • I Paesi Terzi NON hanno un’agenzia nazionale, quindi non possono essere MAI capofila;
  • I Paesi Terzi NON possono rientrare nel conteggio del numero minimo di Paesi (3), necessari per la creazione di un partenariato (se ho 2 Paesi Membri e 1 Paese Terzo, non ho un partenariato eleggibile): ma possiamo scegliere di coinvolgere il Paese Terzo come 4°partner;
  • Devo sempre giustificare in modo convincente la presenza di questo Paese Terzo: “è necessario? Perché? Quale valore aggiunto apporta? Non esiste nessun altro Paese Membro in grado di contribuire allo stesso modo?”

…e per quanto riguarda i partner associati?

I partner associati non ricevono nessuna quota di budget e il loro ruolo all’interno del progetto è abbastanza marginale. Tuttavia, possono essere di supporto per le seguenti attività:

  • disseminazione dei risultati di progetto e comunicazione;
  • sperimentazione dell’Intellectual Output e raccolta di feedback;
  • supporto per il reclutamento dei partecipanti al progetto.

Qualsiasi cosa decidiate di far fare ai vostri partner associati deve essere in linea con la visione e gli obiettivi di progetto.

Attenzione anche a non descriverli come indispensabili: diamo loro il giusto peso, altrimenti il valutatore si chiederà perché non li abbiamo inseriti nel partenariato ufficiale.

D. Impatto e disseminazione

Quando si tratta di descrivere impatti e disseminazione ricordiamoci che è essenziale partire dai singoli individui per poi passare al sistema.

Le seguenti domande possono aiutarci a strutturare una previsione completa del nostro impatto:

  • “Quale impatto ha il nostro progetto sul target diretto? E su quello indiretto? Attraverso quali mezzi di comunicazione lo ottengo?”
  • “Quale impatto ha sugli organismi, come ad esempio le imprese? Come lo massimizziamo?”
  • “Quale impatto ha sul sistema? Modernizza le istituzioni pubbliche affinché sviluppino nuove policy all’avanguardia in grado di contribuire al raggiungimento degli obiettivi generali della Commissione in ambito educazione e formazione? Come?”
  • “Come assicura la sostenibilità e l’efficacia dell’Intellectual Output anche dopo il termine dei finanziamenti?”

Ricordiamoci che è sempre bene fare riferimento a degli indicatori (ad esempio: numero di persone coinvolte nel percorso formativo; numero di imprese che hanno beneficiato di risorse umane formate attraverso il progetto, ecc.) e ai relativi strumenti di misura.

4. Pillole di Project management per una proposta progettuale finanziabile e concretamente realizzabile

Project management proposta progettuale

  • L’intellectual output va realizzato dallo staff. MAI da un ente subappaltato; ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Deve esserci un legame formale di collaborazione tra l’organizzazione e lo staff che svolge le attività di progetto; l’interno dell’organizzazione quel tipo di mansione;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Occorre giustificare la scelta del personale selezionando risorse umane esperte nel settore di sviluppo del progetto e che svolgono normalmente all’interno dell’organizzazione quel tipo di mansione;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Ok ai collaboratori a Partita IVA, ma è necessario dimostrare un legame storico con l’organizzazione partner e il loro expertise rispetto all’ambito del progetto. E’ comunque meglio coinvolgere personale dipendente;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Motivare sempre i costi eccezionali, specialmente i subappalti;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Organizzare al massimo 1 Evento Moltiplicatore per ogni Intellectual Output;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Negli Eventi Moltiplicatori occorre invitare persone esterne al partenariato: il personale delle organizzazioni partner può partecipare, ma NON può essere conteggiato per la rendicontazione delle spese organizzative dell’evento;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Nella pianificazione delle attività e delle relative tempistiche, occorre prestare molta attenzione a giorni festivi e chiusure aziendali, durante i quali le attività di progetto verranno interrotte;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Non sottovalutare la “persona di contatto” nel formulario: meglio indicare una persona diversa dal legale rappresentante;
    ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
  • Nella sintesi cerchiamo di inserire in modo chiaro e ordinato gli elementi chiave del nostro progetto: contesto, obiettivi, paesi coinvolti, descrizione delle attività, breve descrizione del/degli Intellectual output, risultati, impatti e strategie per la sostenibilità.

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