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Budget di progetto: quali costi considerare?

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Ogni progetto deve possedere una sostenibilità economica che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi. Questa sostenibilità economica è data dal budget. In questo articolo affronteremo una panoramica generale delle diverse tipologie di costo ma ricordatevi sempre che potrebbero esser applicati requisiti specifici al vostro progetto.

Nella scheda finanziaria vengono prese in considerazione diverse linee di budget (cioè tipi di costi). Ma quali costi considerare quando si pianifica il budget?

Questa checklist fornisce una panoramica dei costi da prendere in considerazione quando si prepara il budget di un progetto europeo.

 

Costi del personale

Si tratta del personale impiegato dalle organizzazioni partner che sono formalmente impegnate a lavorare al progetto. Questi costi possono includere quelli dei dipendenti a tempo pieno, dei dipendenti part-time (percentuale di tempo fissa dedicata al progetto rispetto alla percentuale flessibile di tempo dedicata al progetto) e dei dipendenti contratti su base oraria.

Esempi: personale sanitario, traduttori, personale amministrativo, ecc.

  • Devono riguardare attività che non sarebbero svolte in assenza del progetto
  • Includono solo i costi relativi al progetto
  • I costi generali, i costi di ufficio e amministrazione e le spese di viaggio non sono inclusi

Da considerare:

  • Norme nazionali in materia di sicurezza sociale, ferie
  • Disposizioni per congedo di maternità / paternità, assenze per malattia, straordinari
  • Timesheet per il personale che lavora su base oraria
  • Regolamentazione nazionale sul numero di ore di lavoro

 

Costi d’ufficio e amministrazione

Qui ci riferiamo ai costi di ufficio e amministrazione sostenuti dalle organizzazioni partner in relazione al progetto.

Esempi: sistemi IT, software, ecc.

  • Possono coprire i costi diretti e indiretti
  • Non includono le apparecchiature per ufficio (mobili, hardware e software IT ecc.) e i costi di controllo
  • Forme di rimborso – a seconda dei costi reali o di un importo forfettario, ad esempio (fino a) il 15% dei costi del personale

 

Costi di viaggio e alloggio

Sono costi necessari per il viaggio e l’alloggio del personale delle organizzazioni partner al fine di realizzare il progetto. Possono includere le spese di viaggio, i costi di alloggio, i costi per i pasti, i costi di visto e/ o le indennità giornaliere.

Esempi: costi di viaggio e alloggio per la gestione del progetto, non i costi di trasporto per i pazienti

  • Strettamente collegati al progetto, ad es. partecipazione a riunioni di progetto, visite in loco, seminari, ecc.
  • Il viaggio e la sistemazione di esperti esterni non sono coperti da questo tipo di costo

 

Costi di fornitura e servizi esterni

Parliamo di costi sostenuti per le competenze e i servizi esterni forniti da un’organizzazione pubblica o privata al di fuori delle organizzazioni partner. Questi servizi dovrebbero essere basati su accordi contrattuali o almeno scritti. Il pagamento viene effettuato sulla base di fatture o richieste di rimborso agli organi esterni ed è correlato all’esecuzione di determinati compiti e attività.

Esempi: servizi di traduzione esterna

  • Lavoro di esperti esterni e fornitori di servizi essenziali per il progetto
  • Pagamenti effettuati sulla base di contratti e contro fatture

Da considerare:

  • I costi aggiuntivi relativi a esperti esterni (ad esempio viaggio e alloggio) devono essere coperti con questo tipo di costo
  • Se avete richiesto un finanziamento, potrebbero esserci delle regole relative alle gare d’appalto
  • Garantire un audit di controllo completo:
  1. Prova del processo di selezione
  2. Contratto o accordo scritto
  3. Fatture o richieste di rimborso
  4. Risultati del lavoro di esperti esterni
  5. Prova di pagamento

 

Costi per attrezzature

Questo si riferisce ai costi di finanziamento di apparecchiature acquistate, affittate o noleggiate da un partner di progetto al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto.

Esempi: unità angiografiche, ambulanze, reparti medici in affitto, ecc.

I costi sono soggetti alle norme applicabili in materia di appalti pubblici, pertanto i partner di progetto devono garantire il rispetto di tali norme.

Da considerare:

  • Inclusione di tutti i costi per le attrezzature (prova dell’uso esclusivo per il  progetto) vs. ammortamento annuale (solo durante il periodo di progetto)
  • Ammissibilità delle attrezzature di seconda mano
  • Ammissibilità delle attrezzature acquistate prima del periodo di progetto

 

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La redazione di Prodos Academy
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